(趣旨)

第1条　この規程は、別に定めるもののほか、本町における行政文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、次に定めるところによる。

(事務処理の原則)

第3条　事務は、行政文書によって処理することを原則とする。

(総務課長の職務)

第4条　総務課長は、郵便、信書便又は宅配便による行政文書の収受及び発送並びに庁内における行政文書の集配を行うものとする。

(各課の長の職務)

第5条　各課の長は、起案された行政文書を審査し、及び文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう改善に努めるとともに、行政文書の滅失、損傷又は改ざんを防ぐため、適切な保管場所の確保その他必要な措置を講ずるよう所属職員を指導するものとする。

(文書取扱主任)

第6条　各課に文書取扱主任を置き、各課の庶務事務を所掌する主査をもって充てる。該当する者がいない場合は、各課の長が指名する者をもって充てる。

(ファイル担当者)

第7条　各課にファイル担当者を置き、各課の長が所属職員のうちから必要と認める人数を指定する。

(行政文書の処理の年度)

第8条　行政文書の処理に関する年度は、別に定めるもののほか、会計年度によるものとする。

(到達行政文書の取扱い)

第9条　本庁舎に到達した行政文書(インターネット又は総合行政ネットワークを利用して到達した電子文書を除く。以下この条において同じ。)は、各課において直接受領するものを除き、総務課において受領するものとする。ただし、閉庁時に到達した行政文書は、中央監視室において受領するものとする。

(閉庁時に到達した文書の処理)

第10条　前条第1項ただし書きの規定により中央監視室で受領した行政文書(以下この条において「受領した行政文書」という。)の処理は、次に定めるところによる。

(各課における受領文書の処理)

第11条　各課の文書取扱主任は、第9条第2項から第4項までの規定により総務課から配布された行政文書及び直接受領した行政文書(インターネット又は総合行政ネットワークを利用して本町に到達した電子文書を除く。以下この条において同じ。)を次に定める行政文書の区分に応じ処理するものとする。

(インターネットメール等の収受の日時)

第12条　インターネット又は総合行政ネットワークを利用して本町に到達した電子文書の収受の日時は、インターネット又は総合行政ネットワークに接続した送受信装置に着信した日時とする。

(インターネットメール等の処理)

第13条　各課の文書取扱主任は、前条に規定する送受信装置へのインターネットメール又は総合行政ネットワーク文書(以下「インターネットメール等」という。)の着信の状況の確認を原則として定期的に行うものとする。

(事前に供覧を要する文書の処理)

第14条　第11条第1項及び第13条第2項の規定による文書の配布を受けた事務担当職員は、当該文書が次の各号のいずれかに該当するときは、事務に着手する前に、課内に供覧するものとする。

(陳情書等の処理)

第15条　総務課長は、陳情書等を受理したときは、要旨を作成し、その原文を添えて、町長及び副町長に供覧し、指示を受けなければならない。この場合においては、陳情書等の写しを添えて当該事項に関係する主管部長にその処理を依頼するものとする。

(文書の起案)

第16条　文書の起案は、グループウエアシステムによる起案(以下「電子起案方式」という。)又は書面による起案(以下「書面起案方式」という。)により行うものとする。

(重要事項の起案)

第17条　町長の決裁を受けるべき事項で特に重要なものを起案するときは、あらかじめ町長の処理方針を確認の上起案するものとする。

(起案の要領)

第18条　起案は、次に定めるところにより行うものとする。

(行政文書作成の要領)

第19条　行政文書は、口語体を用い、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)により平易簡明に書くものとする。

(行政文書の番号)

第20条　条例、規則、訓令及び告示の行政文書には、町名並びに行政文書の種別及び番号を付けるものとする。

(課名の表示)

第21条　庁外文書には、当該行政文書に係る事務の担当課の名称を当該行政文書に括弧書で表示するものとする。ただし、課名を表示しないことが適当と認められる行政文書については、この限りでない。

(起案文書の決裁)

第22条　起案文書の決裁処理については、熊野町決裁規程(昭和45年熊野町規程第4号)に定めるもののほか、この章に定めるところによる。

(合議文書の廃案の通知等)

第23条　合議を受けた起案文書について意見が異なるときは、その主管課と十分協議するものとする。

(代決の処理)

第24条　起案文書が紙を記録の媒体としている場合において、代決権を有する者(以下「代決者」という。)が事務を代決したときは、当該起案文書の決裁責任者の押印欄の右上に「代」を表示し、代決者が押印しなければならない。

(議会議案の取扱い)

第25条　議会の審議に付する案件に係る決裁文書は、総務課に送付するものとする。

(行政文書の施行の原則)

第26条　行政文書は、決裁を得た後に施行しなければならない。

(公印の押印等)

第27条　次に掲げる行政文書には、熊野町公印規程(昭和45年熊野町規程第7号)の定めるところにより公印を押印するものとする。

(電子署名)

第28条　総合行政ネットワーク文書(送信するものに限る。)には、必要に応じて電子署名を行うものとする。

(行政文書の発送等)

第29条　行政文書(各課で直接発送するものを除く。)を発送するときは、各課において発送に必要な封入、包装その他の処理を行った上、午後3時までに総務課に送付しなければならない。

(行政文書の整理及び保管)

第30条　行政文書は、文書分類基準表に従って整理しなければならない。

(ファイル管理表)

第31条　各課は、行政文書を系統的に整理し、及び保管するため、年度ごとにファイル管理表を作成するものとする。

(行政文書の整理及び保管の細則)

第32条　前2条に規定するもののほか、行政文書の整理及び保管の方法については、別に定めるところによる。

(行政文書の完結日)

第33条　行政文書の完結の日は、次の各号に掲げる行政文書の種類に応じ当該各号に掲げる日とする。

(行政文書の保存期間等)

第34条　完結文書は、保存期間の満了する日まで保存しなければならない。ただし、保存の必要に応じ、保存期間の満了する日前に当該完結文書に代えて、内容を同じくする同一又は他の種別の完結文書を作成することができる。

(完結文書の整理)

第35条　各課の職員は、文書取扱主任及びファイル担当者の指導のもとに、毎年度末に、完結文書のうち電磁的記録として、作成し、又は取得した行政文書以外の行政文書について次に定めるところにより整理するものとする。

(保存文書の引継ぎ)

第36条　行政文書は、その完結した日の属する年度の翌年度については各課において保存するものとする。

(行政文書の保存)

第37条　前条の規定により引継ぎされた行政文書の保存管理は、総務課長が行う。ただし、出先機関が引継ぎした行政文書で総務課長が認めたものは、当該出先機関で保存することができる。

(行政文書の保存方法)

第38条　総務課長は、次の要領により行政文書を保存するものとする。

(保存文書の閲覧又は持出し)

第39条　保存文書を閲覧又は持出しをしようとする職員は、総務課長の承認を受けなければならない。

(保存文書の廃棄)

第40条　総務課長は、毎年5月末日までに、保存期間が経過した保存文書を当該文書の主管課長に照会のうえ、廃棄するものとする。

(継続保存)

第41条　前条第1項の照会を受けた各課の長は、当該文書をなお保存する必要があると認めるときは、新たな保存期間を定め、引き続き保存するよう総務課長に依頼するものとする。

(永年保存文書の見直し)

第42条　永年保存文書で保存期間が20年経過したものについて、総務課長及び当該文書の関係課長は、引き続き永年保存をする必要があるかどうかを見直し、適切な措置を講ずるものとする。

(行政文書の取扱いの特例)

第43条　行政文書の取扱いについて、この規程により難い事項がある場合は、総務課長が定めるところにより処理することができる。

(実施細目)

第44条　この規程の施行に関し必要な事項は、総務課長が別に定める。